libsepa Handbuch | Kapitel 1. Vorbereitung

1.1. Gläubiger-ID

Um Lastschriften einziehen zu können, benötigen Sie eine eigene Gläubiger-Identifikationsnummer (Englisch: Creditor Identifier - kurz CI). Diese Nummer wird zentral von der Deutschen Bundesbank vergeben. Die Vergabe ist kostenlos und läuft inzwischen komplett elektronisch ab. Sie erhalten Ihre Gläubiger-ID meist innerhalb von 1-2 Tagen per E-Mail.

Ohne Gläubiger-ID können Sie keine Lastschriften einziehen; Sie benötigen diese ID bereits bei der Beantragung zur Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren bei Ihrer Hausbank.

Falls noch nicht geschehen, beantragen Sie also umgehend Ihre Gläubiger-ID: http://glaeubiger-id.bundesbank.de.

1.2. SEPA-Teilnahmevereinbarung / Inkassovereinbarung

Wenn Sie bislang bereits Lastschriften per DTA eingereicht haben, dann hat Ihre Bank Sie vermutlich auch schon darauf hingewiesen, dass Sie für die Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren eine neue Teilnahmevereinbarung (sogenannte „Inkassovereinbarung“) mit Ihrer Bank abschließen müssen. Da für SEPA-Lastschriften andere rechtliche Rahmenbedingungen gelten, werden bestehende Lastschrift-Verträge mit der Bank normalerweise nicht automatisch umgestellt.

Nehmen Sie also Kontakt mit Ihrer Hausbank auf und klären Sie ab, welche Verträge ggf. noch für die Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren unterzeichnet werden müssen. Beachten Sie, dass Sie hierfür bereits Ihre Gläubiger-ID vorlegen müssen.

1.3. Mandatsverwaltung

Mit SEPA-Lastschriften benötigen Sie weitaus mehr Daten pro Lastschrift als beim bisherigen DTA-Verfahren:

DTA	SEPA
(Name des Zahlungspflichtigen)	Name des Zahlungspflichtigen
Kontonummer	IBAN
BLZ	BIC
Verwendungszweck: max. 14x27=378 Zeichen	Verwendungszweck: max. 140 Zeichen
Betrag	Betrag
	(Eindeutige Transaktions-ID)
	Fälligkeitstermin
	Erst-, Folge- oder Einzellastschrift
	Mandatsreferenz
	Datum der Mandatserteilung
	Änderungen am Mandat?

Speziell für die in der Tabelle hervorgehobenen Informationen müssen Sie Ihre bestehende Kundendatenbank mindestens um folgende Felder erweitern:

Mandatsreferenz: eine eindeutige Kennung für das verwendete SEPA-Mandat. Darf bis zu 35 Zeichen lang sein. Sie können beispielsweise die bisherige Kundennummer als Mandatsreferenz nutzen und (mit einem Bindestrich getrennt) eine Versionsnummer für Änderungen am Mandat anfügen (z.B. Kundennummer „12345“ erhält Mandats-ID „12345-1“).
Datum der Mandatserteilung: wie der Name schon sagt - das Datum, an dem Ihnen der Kunde das verwendete Mandat erteilt hat (also nicht das Gültigkeitsdatum des Mandats!). Beispiel: ein Kunde erteilt Ihnen am 25.09.2013 ein Mandat zum Einzug von SEPA-Lastschriften ab dem 01.10.2013 von einer neuen Bankverbindung. In diesem Fall müssen Sie als „Datum der Mandatserteilung“ den 25.09.2013 angeben.
Erst-, Folge- oder Einzellastschrift?: hier geben Sie an, ob es sich um den ersten Einzug einer wiederholenden Lastschrift handelt (Erstlastschrift), eine Folgelastschrift (d.h. es wurden mit diesem Mandat bereits Lastschriften eingezogen), um eine einmalige Lastschrift oder gar um die letzte Abbuchung einer bislang wiederholenden Lastschrift (z.B. nach erfolgter Kündigung).
letzte Abbuchung: ein SEPA-Mandat erlischt automatisch nach 36 Monaten seit dem Fälligkeitstermin der letzten SEPA-Lastschrift. Speichern Sie also nach jeder erfolgten Lastschrift, wann Sie das Mandat zuletzt verwendet haben.

Gleichzeitig sind Sie verpflichtet, das SEPA-Lastschriftmandat mindestens 14 Monate, gerechnet vom Einreichungsdatum der letzten eingezogenen Lastschrift, aufzubewahren - auch wenn der Kunde sein Mandat früher widerruft bzw. kündigt.

Die von Ihren Kunden unterzeichneten Mandate selbst müssen Sie so verwahren, dass Sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen (Deutsche Bundesbank: „z.B. ist unter den Vorgaben von § 257 HGB und § 147 AO eine Aufbewahrung auf Bild- oder sonstigen Datenträgern möglich, d.h. Aufbewahrung nicht zwingend im Original erforderlich“). Bei einer Rückfrage durch Ihre Bank (ausgelöst meistens durch einen Widerspruch bei der Bank des Zahlungspflichtigen) müssen Sie dieses Mandat innerhalb weniger Tage vorlegen können - ansonsten gilt die verlängerte Widerspruchsfrist von 13 Monaten.

1.3.1. Umwidmung bestehender Einzugsermächtigungen

Wenn Ihnen bereits eine gültige Lastschrift-Einzugsermächtigung Ihrer Kunden vorliegt (schriftlich!), dann können Sie diese in ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat umwidmen. Sie müssen Ihren Kunden lediglich über diese Umwidmung informieren. Die Form hierfür ist nicht vorgeschrieben - Sie können einen Brief senden, eine E-Mail schicken oder die Informationen per Verwendungszweck an eine der letzten DTA-Lastschriften anfügen.

1.3.2. Neue SEPA-Lastschriftmandate

Für SEPA-Lastschriftmandate gelten eine Reihe von Formvorschriften. Um auf der sicheren Seite zu sein, verwenden Sie einfach eine der offiziellen Vorlagen der Deutschen Kreditwirtschaft (PDF).

1.4. Die Vorab-Information („Prenotification“)

Damit der Zahlungspflichtige für ausreichende Deckung auf seinem Konto sorgen kann, müssen Sie diesen vor dem Einzug einer Lastschrift über den Betrag und den Fälligkeitstermin informieren. Weiterhin enthält die Vorankündigung auch Ihre Gläubiger-ID, die verwendete Mandatsrefernznummer und häufig auch die IBAN/BIC des Zahlungspflichtigen.

Die Vorabinformation muss mindestens 14 Tage vor Einzug der Lastschrift erfolgen. In Ihren AGB können Sie aber auch kürzere Zeiträume vereinbaren. Beachten Sie in diesem Zusammenhang aber auch die verlängerten Vorlaufzeiten (eine Erstlastschrift muss mindestens 5 Tage vor Fälligkeit bei Ihrer Bank eingereicht werden, eine Folgelastschrift mindestens 2 Tage).

Jedes Mal, wenn sich der Fälligkeitstermin, der Lastschriftbetrag, die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz oder die Bankverbindung ändert, muss eine erneute Prenotification erfolgen. Am einfachsten ist es daher, diese mit auf der Rechnung abzudrucken (z.B. „Wir werden den offenen Betrag von XXX,XX € am XX.XX.XXXX per SEPA-Basislastschrift von Ihrem Konto (IBAN [...], BIC [...]) einziehen. Unsere Gläubiger-ID lautet DEXXZZYYYYYYYY, Ihre Mandatsreferenz lautet 12345-1.“).